لعلّ الدافع الرئيسي لتصميم و بناء مجموعة أنظمة الديوان الإلكتروني؛ هو الحاجة الملحة لدى رؤساء المؤسسات لمناولة و إدارة مراسلاتهم و توجيهاتهم و تتبعها أينما كانوا.
  مهامهم تستدعي التنقّل من مكان إلى آخر بين أفرع مؤسساتهم،  كما أن طبيعة عملهم تتطلب منهم التواجد لأيام عدّة بعيدا عن مركز ادارة البريد و المحفوظات لديهم، بينما تتراكم المراسلات و المعاملات في انتظار اتخاذ الاجراءات اللازمة بشأنها.

من هذا المنطلق؛ قامت شركة بيت الشمس باستطلاع امكانية التصدّي لهذه المشكلة ، و اقتراح و بناء الحلول لها باعتماد مستجدات تقنيات الاتصال و الحوسبة الرقمية.

و بالفعل، فإن بيت الشمس بما لديها من خبرة في مجال الاتصالات و الشبكات، و بالاستعانة بخبراء في ميكنة نظم التوثيق و المعلومات، شرعت في تحلبل متطلبات هذا المشروع و تصميم معمارية تسهم في نقل أنظمة المحفوظات و البريد من سياقها التقليدي إلى نسق الكتروني رقمي.
فكان ثمرة الجهد: مجموعة من الأنظمة البرمجية المترابطة تنتظم تحت حزمة موحدة هي الديوان الإكتروني.

مجموعة أنظمة الديوان الإكتروني تقدم لرؤساء المؤسسات و مدراء الإدارات و الأقسام الحلول التي تتيح لهم القيام بالتالي:

• الاتصال بمراكز المحفوظات و البريد لديهم من أي مكان.
• استلام البريد الوارد، و الاطلاع عليه.
• استخراج أية سوابق أو مستندات ذات العلاقة بمراسلاتهم الواردة.
• التهميش على هذه المراسلات و اصدار التوجيهات بشأنها.
• إعادة تحويل المراسلات لذوي العلاقة لإتخاذ الإجراءات بشأنها. 
• استلام مسودّات الرسائل و محاضر الاجتماعات و اعادة صياغتها.