النفاذ للوثائق سرعة و دقة الوصول للبيانات هو مفتاح الكفاءة في معظم المؤسسات. أي القدرة على استرجاع وثيقة بعينها لحظيا بدون الحاجة الى التعثر في خضم من الملفات و الأرفف، أو الدخول في متاهة البحث عن و ثيقة أو ملف ضمن أحجام ضخمة من أقراص التخزين المتشابكة. إن الملفات الحاسوبية المخزنة بطريقة عادية لا تحتوي على طريقة لوصفها، أو أي مؤشر يدلّ على موضوعها أو محتوياتها.

فلو وجد مثلا ملف باسم "فاتورة.xls" ، فقد يكون ذو علاقة بأي شيء مالم يخزّن وفق اجراءات تنظيمية موضوعة من قبل الادارة المعنية، و حتى إن وُجدت هذه الإجراءات ؛ فإن الإلتزام بها غير مضمون.
الديوان الإلكتروني يسمح بتخزين و استرجاع الوثائق وفق عدة معايير و تصنيفات؛ تتدرج من التصنيف المتعدد للوثيقة و وصفها  ثم إعطاء الكلمات المفتاحية لها، إلى فهرسة كل كلمة تحويها الوثيقة.

يتميز الديوان الإلكتروني بمحرّك بحث قوي قادر على البحث ضمن الوثائق المخزنة وفق شروط عدة يتحكم المستخدم في وضعها. كما يحتوي على نظام يسمح بفهرسة محتوبات الوثائق آليا، فيحصيها كلمة كلمة مستخدما تقنية ذكيّة تستبعد الكلمات غير الدّالة وفق خصائص اللغة العربية، و وفق قواعد يمكن تكييفها بما يناسب طبيعة الموضوعات التي تتعامل معها المؤسسة.