يأتي الديوان في مجموعة من النظم الفرعية تتناسق طبقاتها فيما بينها لتشكّل إحدى أقوي نظم التوثيق :

نظام إدارة الوثائق

• مسح و استظهار المستندات الورقية.
• أرشفة المستندات و فق أنواعها و خصائصها.
• تكشيف المستندات و تخصيص موضوعاتها و كلمات البحث الرئيسية فيها. الفهرسة الآلية لمحتوياتها.

نظام البريد و المراسلات

• اعداد المراسلات الالكترونية، و تلبيسها مرئيا بما يوافق أنواع النماذج و الأوراق الرسمية المستخدمة.
• استقبال و ارسال المستندات بصيغها الإلكترونية أو المستنسخة.
• التعليق و اضافة الهوامش عن طريق الطباعة أو الكتابة مباشرة على الشاشة بالقلم الضوئي.
• رصد كافة المراسلات و تتبّع مساراتها.

نظام المشاركة و تحرير الوثائق

• إعداد المراسلات و التقارير بواسطة محرّر النصوص الخاص بالنظام.
• المشاركة في تحرير الوثيقة الواحدة من قبل أكثر مستخدم وفق صلاحياته.
• إضافة التعليقات و الهوامش و التخطيطات على الوثيقة. 

أنظمة مساندة