تم تصميم نظام أفراد، بحيث يوفر أكبر قدر من السهولة والوضوح عند التشغيل وذلك في كافة مراحل عملياته، كما صمم لكي يوفر أقصى ما يمكن من اعتمادية ومتانة ودقة عند تناول البيانات فيما بينه وبين المستخدم، كل هذا دون الانتقاص من خصائصه الوظيفية المتقدمة والمتشعبة ويتجلى ذلك في الآتي :

نوافذ اختيار المعلومات

ظهور نوافذ الخيارات عند مدخل كل حقل تتجانس فيه البيانات عبر كافة التسجيلات، أو تلك التي ورد فيها تصنيفا محددا في القوانين والقرارات ذات العلاقة (مثل المؤهل، التخصص، كيفية الالتحاق بالجهة أو تركها، نوع المشاركة في اللجان المشكلة، نوع العقوبة الموقعة، المجموعة المهنية، طريقة شغل الوظيفة، الخ...)

التوصيف الذاتي للنوافذ، حيث تظهر هذه النوافذ ليس فقط بحسب نوع البيانات الجاري إدخالها؛ بل أيضا بحسب المعلومات التي سبق تحديدها في منافذ أخرى سابقة فنظام أفراد يقوم بتحليل المعلومات السابقة ويوفر على ضوئها نوافذ تناسبها.

ورود محتويات النوافذ بحسب المسميات أو المحددات المنصوص عليها في القوانين والقرارات ذات العلاقة.

ضمان وحدة صياغة المعلومة الواحدة في كافة التسجيلات، مما يجنب مساوئ الإدخال اليدوي للبيانات، وما ينتج عنها من تضارب أو تناقض أو أخطاء إملائية غير مقصودة.

سهولة التنقل بين وظائف النظام