صمم نظام أفراد بحيث يستوعب عددا ضخما من أنواع المعلومات التي من شأنها أن تعطي الصورة الواضحة والدقيقة لكل فرد في الوحدة الإدارية مهما كان وضعه الشخصي أو تصنيفه الوظيفي أو نوع تبعيته لجهة العمل، موفرا لكل حالة مداخل المعلومات الخاصة بها. كما أن نظام أفراد يتيح للجهة المستخدمة له أن تتتبع بصورة دقيقة مراحل الحياة الوظيفية لكل فرد بها، بحيث يتم تسجيل الوقائع الوظيفية بأنواعها المختلفة أولا بأول، سواء تلك التي تحدث داخل نفس الجهة، أو في جهات إدارية أخرى.

و فيما يلي جزء من النواحي التي يغطيها نظام أفراد من بيانات في مختلف المجالات ذات العلاقة بالحياة الوظيفية للأفراد:

معلومات الجهة

المعلومات الخاصة بالمؤسسة و إدلرة شؤون الأفراد فيها.

بيانات الملاك التنظيمي و الهيكل الوظيفي

بيانات الملاك التنظيمي و التقسيمات الإدارية فيه و الوظائف التابعة لكل تقسيم.

بيانات شخصية و وظيفية

• بيانات أساسية و تضم:
  طبيعة علاقتة بالجهة و تفاصيل الإسم و الميلاد و الجنسية.
   
• بينات شخصية  و تشمل:
  تفاصيل الحالة الإجتماعية، و بيانات البطاقات الشخصية و العائلية و الصحية و الضريبية و جواز السفر و ما إلى ذلك.
   
• بيانات الأجانب، و تأشيرات الدخول و الخروج و بطاقة العمل.
• بيانات مهنية:
  بيانات المؤهل العلمي و المستولى التعليمي و التخصص، و مجالات الخبرة المهنية، و بيانات البطاقة المهنية، و المؤتمر المهني أو النقابة.
   
• بيانات التعيين:
  بيانات التعيين و سنوات الخبرة السابقة، و بيانات الإلتحاق بالجهة، و وبيانات عقود العمل.
  
• بيانات وظيفية و تشمل:
  بيانات الوظيفة الأصلية و الترقيات و العلاوات و استحقاقاتها، و التقسيمات التنظيمية التي يتبعها الفرد، بيانات المعارون والمنتدبون والمنقولون من وإلى الجهة.
   
• الوظائف المكلّف بها و المنتدب، و التقسيمات التنظيمية التابعة لها..
   
• بيانات عسكرية، وبيانات وحدات التدريب التابع لها الفرد و مواعيد الإلتحاق الدورية
   
• بيانات المرتب، الأساسي و الإجمالي و الحساب المصرفي، و البيانات الضمانية، و مركز التكلفة.
   
• مؤشرات الموقف العام للفرد؛ بالنسبة لمستحقات الإجازات السنوية، و العهد و السلف أو القروض التي بذمة الفرد، و الغياب و الاجازات المرضية خلال السنة، وتقارير الكفاية الحالي و للسنتين السابقتين، و حالة صرف المرتب.
   
• بيانات ترك الفرد للجهة، سواء كان تركا مؤقتا كالإعارة و الندب أو اجازة بدون مرتب، أو ترك نهائي للجهة كالاستقالة و النقل.
   
• بيانات التقاعد، و الضمان الإجتماعي.

بيانات الوقائع و الأحداث

هي أنواع البطاقات التى تضم معلومات تاريخية ذات العلاقة بالوظيفة أو الخبرات التى تؤثر بها، أو وقائعا وأحداث شخصية واجتماعية و التى تشكل في مجموعها الخبرة الشخصية والعملية للفرد خلال مسيرة حياته الوظيفية والمهنية، سواء كان هذا في جهة العمل الحالية أو في جهات عمل أخرى. و تتكررّ البطاقات بتكرر الوقائع التى تخص كل نوع، لذا فإن التتابع التاريخي لهذه البطاقات يولد سيرة شخصية ووظيفية للفرد عبر جميع الجهات التى تتابع بالعمل فيها.

الوقائع الوظيفية

• جهات عمل سابقة
• وظائف سابقة
• لجان
• مهام رسمية
• عمل بالخارج
• إعارات
• عضويات
• حضور جمعيات عامة
• مكافأت
• عقوبات
• تقارير الكفاءة السنوية

وقائع مهنية

• مؤّهلات علمية
• دورات تدريبية
• مؤتمرات و ندوات
• خبرات
• بحوث و دراسات

وقائع مالية

• عهد
• قروض
• سلف

الاجازات و الغياب و التأخير و إصابات العمل

• إجازات سنوية
• إجازات خاصة بمرتب
• إجازات خاصة بدون مرتب
• إجازات طارئة
• إجازات مرضية
• غياب عن العمل بدون عذر
• اصابات عمل

وقائع شخصية